Ketidaksesuaian Data Bisnis
Penyebab paling sering adalah data yang berbeda antara formulir pengajuan dan dokumen legal perusahaan. Misalnya, nama perusahaan di formulir menggunakan singkatan atau variasi yang tidak tercantum di akta pendirian. D&B akan menolak atau meminta klarifikasi jika tidak bisa mencocokkan data tersebut.
Solusinya sederhana: selalu gunakan nama bisnis persis seperti yang tertulis di dokumen legal utama. Jika perusahaan Anda memiliki nama alias atau merek dagang, cantumkan nama legal terlebih dahulu dan nama alias sebagai keterangan tambahan.
Informasi Kontak yang Tidak Dapat Diverifikasi
D&B sering kali melakukan verifikasi melalui panggilan telepon ke nomor yang didaftarkan. Jika nomor tersebut tidak aktif, tidak ada yang mengangkat, atau orang yang mengangkat tidak mengetahui tentang pengajuan DUNS, proses verifikasi akan terhenti.
Pastikan nomor telepon yang didaftarkan adalah nomor yang aktif, dijawab selama jam kerja, dan orang yang bertugas menjawab mengetahui konteks pengajuan DUNS. Jika memungkinkan, gunakan nomor tetap kantor sebagai nomor utama.
- Verifikasi semua data sebelum mengirimkan formulir
- Gunakan nama perusahaan persis sesuai akta
- Pastikan nomor telepon aktif dan dijawab
- Gunakan alamat operasional yang dapat dikonfirmasi
- Siapkan dokumen pendukung sebelum dibutuhkan
- Pantau email setiap hari setelah pengajuan
Entitas Sudah Terdaftar dengan Data Berbeda
Kadang bisnis Anda sudah ada di database D&B karena pernah terlibat dalam transaksi dengan perusahaan lain yang melaporkan informasi Anda. Data ini mungkin sudah usang atau tidak akurat. Ketika Anda mengajukan pendaftaran baru, sistem D&B mungkin mendeteksi potensi duplikasi.
Dalam situasi ini, Anda perlu mengajukan proses klaim atas entitas yang sudah ada, bukan mendaftar ulang. Proses klaim memerlukan pembuktian bahwa Anda adalah perwakilan sah dari entitas tersebut, kemudian data dapat diperbarui.
Dokumen yang Tidak Memenuhi Standar
D&B memerlukan dokumen yang jelas, terbaca, dan mencerminkan kondisi bisnis saat ini. Dokumen yang buram, tidak lengkap, atau sudah kedaluwarsa tidak akan diterima. Scan dokumen dengan resolusi yang memadai dan pastikan semua halaman yang relevan ikut disertakan.
Jika dokumen dalam bahasa Indonesia, mungkin diperlukan terjemahan ke dalam bahasa Inggris yang dilakukan oleh penerjemah bersumpah. Tanyakan kepada D&B terlebih dahulu apakah terjemahan diperlukan untuk kasus spesifik Anda.
Langkah Setelah Pengajuan Ditolak
Jika pengajuan ditolak, D&B biasanya memberikan alasan spesifik atau meminta informasi tambahan melalui email. Bacalah permintaan tersebut dengan teliti dan jawab setiap poin yang disebutkan. Jangan mengirimkan ulang pengajuan yang sama tanpa memperbaiki masalah yang sudah diidentifikasi.
Jika tidak mendapat respons dalam waktu yang wajar, hubungi tim dukungan D&B secara proaktif dengan nomor tiket Anda. Terkadang pengajuan memerlukan eskalasi ke tim verifikasi yang lebih senior sebelum dapat diproses.